迷ったときに確かめる
記者会見：内部用メモを配布資料へ混ぜないためには？
公開用の置き場と受渡し担当を決め、内容とファイル状態を確認します。
こんな方に記者会見の準備・運営を担当する広報・総務担当者
このページでできること会見資料の公開版を分けるための判断材料を整理する。
公開用の一式を別に確定する
作業フォルダーの全ファイルを圧縮して配る方法を避け、目録に載せた承認済みファイルだけを公開用へ移します。内部の確認先、連絡先、未公表の数値など、外へ出せない情報を本文以外にも探します。ページのノートやコメントも確認対象です。
変換後のファイルを開く
編集元で修正しても、配布用PDF等が前の版なら意味がありません。実際に渡すファイルを開き、本文、図、目録の対応、不要な注記を確認します。権限付きリンクでは、外部の受取条件で何が見えるかを確かめます。
送付直前の担当を一人決める
複数人が各自の最新版を送ると、確認していないファイルが混ざります。承認済み一式の場所と送付担当を定め、変更はそこへ集めます。誤配布に気づいた場合は、対象と送付先を把握して責任者へ報告し、回収や訂正の対応を判断します。
この手順について
このページの作業手順と記入例は、当サイトが編集した提案です。実在する店舗・企業の運用実績や、制度上の義務を示すものではありません。採用する際は実際の運用条件に合わせて調整してください。