手順を詳しく知る
記者会見：受付担当への引継ぎ：確認事項と判断できない事項を分ける
通常の受付手順と例外の照会先を一枚にまとめ、参加者へ同じ案内を届けます。
このページの目次
こんな方に記者会見の準備・運営を担当する広報・総務担当者
このページでできること会見受付の引継ぎ資料を作るための判断材料を整理する。
受付で行う確認を絞る
申込名、所属、参加形式など、今回の参加条件に必要な項目を整理します。受付で不要な個人情報を追加収集しないよう、収集目的と担当を明確にします。名簿は来場者から他者の情報が見えない置き方にし、公開用の資料と混ぜません。
例外の対応先を作る
申込名がない、代理参加、撮影機材が増えた、支援の相談があるなど、受付で起こる例外を挙げます。受け付けるか判断する権限がない担当は、何を聞いて誰へ連絡するかを確認します。会場を貸す施設と会見の主催者では判断できる範囲が異なることにも注意します。
開場前に案内を読み合わせる
受付時間、会場への道順、資料の受取方法、質問方法、終了後の取材先を口頭で説明してみます。案内文と現場説明に違いがあれば、公開した情報に影響がないか判断者へ確認します。終了後の名簿と忘れ物の引継ぎ先も決めてから受付を開始します。
受付の対応表
編集部作成の記入用ひな形です。例示した条件や値は架空例です。実際の内容を入力してください。入力は送信・自動保存されません。移動前にCSV保存できます。
| 事象 | 受付で確認すること | 判断・連絡先 | 案内内容 |
|---|---|---|---|
この手順について
このページの作業手順と記入例は、当サイトが編集した提案です。実在する店舗・企業の運用実績や、制度上の義務を示すものではありません。採用する際は実際の運用条件に合わせて調整してください。